【說話的藝術】講話老是沒重點?因為少了結構!這2種回答,大家更喜歡哪一種呢?《不詞窮的即興表達》

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前英國首相邱吉爾(Winston Churchill)曾調侃那些說話沒重點的人:「開口之前,他們就已經不知道自己要講什麼,講的時候也不知道自己在說什麼,坐下來的時候更不知道自己剛剛講了些什麼。」說話的藝術,缺乏表達結構的概念,會讓你在開口前,沒辦法把握內容的主體,在你講完之後回顧時,也很難找到重點,暢銷書《不詞窮的即興表達》一書接著說到..

可見,即興表達的結構十分重要。在此,這次我將介紹三種常見的邏輯表達結構:第一是問題討論型、第二是演講發表型、第三是重要場合型的表達結構。

不詞窮的即興表達,下面我們會先介紹問題討論型的表達結構。

我們每天都會基於某一個現象發表自己的看法,也會參與各式各樣的問題討論。

先來看一個案例:有一對才剛開始同居的男女朋友,女朋友特別勤勞,下班一有時間就會回家做飯。這原本是一件幸福的事,但兩人之間卻出現矛盾:有時候女孩準備好飯菜,男朋友卻突然說不回家吃飯,甚至有時連不回家吃飯都沒說,導致女孩時常要獨自面對一堆剩菜剩飯,不僅喪失做飯的成就感,心情也很糟糕。

他們之間的對話通常是這樣。男朋友回家之後,女朋友就說:「你不回家也不說一聲,又剩下一堆菜,真浪費。」面對女朋友的抱怨,男朋友就回答:「我也不想這樣啊!主管突然請我們大家吃飯,我也不能不去。」於是女朋友又說了一句話:「每次你都有理由!」

針對女朋友的抱怨,如果男朋友換一種方式回應,結果又會怎麼樣呢?

假設男朋友這樣回答:「對不起,我忘記提前說了。快下班的時候,主管突然說要請我們吃飯,當時我手上還有一堆工作,所以我就抓緊時間處理,所以忘記跟妳說。沒關係,那些剩菜剩飯我來收拾,明天我剛好可以帶到公司當午餐。最近事情比較多,還是,妳下次要下廚之前能不能問我一下,以防我有事忘記跟你說?」

對比男朋友的兩種回答,大家會更喜歡哪一種呢?想必大部分的人都會選第二種。

仔細分析一下,可以發現第二種回答背後有一個簡單明瞭的結構:問題─原因─解決方案。如果遵循這一個結構進行表達,具體可分為三個步驟:第一步,將問題闡述一遍,明確界定責任;第二步,分析問題的根源;第三步,給予解決方案。

這三個步驟你會覺得既熟悉又簡單,但在運用這一個結構進行表達的過程中,還是存在一些容易被忽視的問題,大家要盡量避免。

第一個步驟「問題」當中,最重要的是正視問題,而不是為自己辯解。

在前面的例子當中,男朋友說出:「我也不想這樣啊!」就是典型的為自己辯解,會使雙方瞬間沒有安全感,進入相互戒備的狀態。

再來看第二個步驟「原因」,永遠不要擺出一副很無辜的樣子。針對女朋友的抱怨,男朋友說:「主管突然請我們大家吃飯,我也不能不去。」這句話就呈現出男朋友無辜且無能為力的狀態。這種說法只會讓你離目標越來越遠,屬於典型的紅燈思維,甚至根本不能引起對方的同理心。因為在任何情況下,總有一部分是你力所能及的。

最後再來說第三個步驟「解決方案」。解決方案切記不可超過三項,而且最好是說出就立刻可以做到的,這樣會讓對方覺得他的問題有被重視。在上述的案例中,男朋友說:「那些剩菜剩飯我來收拾,明天我剛好可以帶到公司當午餐。」這件事是男朋友立即就能付諸的行動,會讓女朋友覺得自己被重視、被關心,兩人間的問題也就迎刃而解。

以上,就是說話的藝術「問題─原因─解決方案」這一個表達結構的要點。

我們再來看一個案例。假設有一天你在電梯裡遇到主管,主管突然問你:「早上開會的時候,我發現你上個月的工作進度落後不少。」儘管搭乘電梯的時間十分短暫,你依舊可以利用「問題─原因─解決方案」這一個表達結構,邏輯清晰的應對主管。你可以這樣回答:

是的,上個月的工作進度我確實落後了。(陳述問題)

我反省了一下,發現我有時候對緊急的事情處理不夠從容。上個月主要是因為我的房東臨時說要把房屋收走,一定要在一週之內搬出去,這件事情讓我措手不及。所以我花費很多時間重新找房子,導致我沒有合理安排好時間,確實打亂上個月的工作計畫。(分析原因)

我今天會把可能會影響其他同事工作進度的事情優先處理好,然後結合我的季度目標以及上個月的目標缺口,重新做一個工作計畫。主管,如果週五你方便的話,到時候我再把這個計畫拿給你過目一下,你覺得如何?(提出解決方案)

在上述的回答中,真正做到三點:第一是陳述問題而不辯解;第二是分析原因時,在無能為力的背後,點出自己力所能及的部分;第三是提出解決方案時,至少提出一項自己立即可以付諸實踐的措施。

主管從這樣的回答中,可以看出員工有反省、有分析能力,並做出相應的對策,這樣他就不可能為難你,甚至可能因為這段交流更信任你。

可見,問題和錯誤並不可怕,只要你活用「問題─原因─解決方案」這個表達結構,將問題和錯誤進行適當的處理,就能藉此獲得別人更多的信任。

最後,我留一道思考題給大家。假設有一天你走在路邊,突然遇到即興採訪:「你對離婚率越來越高這件事怎麼看呢?」在兩、三分鐘的採訪時間裡,你運用「問題─原因─解決方案」這個結構,要如何完美回答呢?

(編取自 不詞窮的即興表達:公司開會、電梯簡報、應酬聚會,你突然被點名發言,怎麼把可能滅頂的災難變成出頭機會? 一書 /作者:王達峰 /本文經 大是文化 授權刊載)

不詞窮的即興表達:公司開會、電梯簡報、應酬聚會,你突然被點名發言,怎麼把可能滅頂的災難變成出頭機會? 一書

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