沒準備你可能會愣住!【面試問題3大類別】整理及如何回答「我為什麼要僱用你?」

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不要試圖猜出面試時,你可能會被問到的問題。相反的,你可以熟悉我們整理的面試問題三大類別,然後演練回答這些問題。這可以幫助你在面試過程中感覺準備充分與充滿自信,讓你的職涯故事繼續發展下去..

面試問題的三大類別

面試問題類別一:職業背景和歷史問題

與你的工作經歷、職業目標,和教育背景相關的問題,通常都是能回答得最直接、最流利的,這些問題也是最容易準備的。例如:

‧ 你為什麼想要這份工作?

‧ 你從過去的工作中學到了什麼?

‧ 我們為什麼要僱用你?

‧ 你為什麼選擇就讀法學院?

雖然這些問題通常是最令人期待的,但在競爭激烈的面試場合中,如果你遺漏了面試官最想知道的資訊,你就會失去分數。為了幫助面試者寫出這些問題的完整答案,我發明了一個 SMART 公式:

‧S(Situation)情境:是什麼樣的情境。
‧M(Motivation)動機:你回答這個問題的目標。
‧A(Action)行動:你做了什麼促使事情發生。
‧R(Results)結果:結果是什麼。

‧T(Transformation)轉變:什麼樣的技能或知識幫助你做出改變或結果。

愛德華多是一位內向的IT 資深經理,他來找我是因為他參與的面試都沒有帶來任何好消息,但他不知道為什麼。他相信自己能夠回答出面試官給他的任何問題,但面試結束時,他仍然帶著強烈的懷疑,認為面試官並沒有真正理解他在工作中的許多方面都表現很出色。在一次模擬面試中,我問愛德華多:「我為什麼要僱用你?」他的回答是:

我很擅長解決問題,我在IT 和流程解決方案方面,都有豐富的經驗。此外,我還領導與管理過團隊。在我的職涯中,我承接過許多具有挑戰性的專案,並成功的讓系統在組織中發揮更高的效能。

雖然這個答案並不糟糕,但沒有具體例子能證明愛德華多擅長解決問題或提高流程效率。在我們的討論中,很明顯,愛德華多並沒有提到一些令人印象深刻的成就、令人欽佩的技能,以及他對產業的洞察力。使用SMART,我們分解了他的職業成就的組成部分,這樣愛德華多就可以擴展他的答案,用實際細節來說明他能提供什麼價值。

‧S情境:流程解決方案。
‧M動機:展現工作中的問題是如何解決的,並將其與潛在雇主的需求聯繫起來。
‧A行動:開發模組以縮短週期時間、管理二十人的團隊。
‧R結果:改進了變更控制流程,使週期時間每年減少九千多個小時。此模組被全公司採用。

‧T轉變:技術專長、解決問題的能力和領導能力創造了改變。

以下是愛德華多使用SMART 後的改進答案:

我有這個職位所需要的資格和經驗,但還不只這些。你提到貴公司發現在科技快速變化的環境中,要保持在產業領先地位,是很有挑戰性的。在我的上一份工作中,我帶領了一個二十人的團隊,開發並實際應用了一個改善變更控制流程的模組,使得每年的循環週期時間減少九千多個小時,而這個模組便被全公司採用。憑藉我在解決問題和實施流程解決方案方面的技能,我可以幫助貴公司保持領先地位。

愛德華多從職位描述中得到一些想法,他仔細閱讀了公司在科技方面面臨的主要挑戰,並將此作為他回答這個問題的動機之一。他進一步展示了專業方面的成功和技能,強調具體成就,並展示他的知識和技能如何實現公司轉變。

面試問題類別二:行為或情境問題

這些就是那種會讓人神經緊張的問題。面試官通常會以「告訴我過去的……」或「給我一個例子……」,要你回憶過去的衝突或挑戰,面試官的目的當然不是要害你氣餒失常。

看你描述解決某個危險情況時採取的步驟,能讓面試官感覺到你的沉著冷靜,以及你將來可能會帶到工作中的深思熟慮。這類型的例子可能包括:

‧ 你能告訴我們一個你失敗的經歷嗎?

‧ 你能舉例說明你在工作中富有創意嗎?它有什麼令人振奮或具挑戰性的地方?

‧ 你能舉一個你和同事發生衝突的例子嗎?

如果你對這類問題沒有回答的準備,你可能會愣住,但是回答這些問題也是有個技巧的。STAR 方法就是這樣的系統,幫助你以一種有組織、經過考量、又放鬆的方式,來回答這類問題。

‧S(Situation)情境:情境的背景資訊。
‧T(Task)任務:你的職責。
‧A(Action)行動:為了實現目標,你實際上做了什麼。
‧R(Results)結果:你是解決了一個問題,還是創造了一些創新的東西?

莉雅是一名成功的活動策劃人,她準備尋找新的機會,但她不確定如何從自己的經驗中汲取哪些內容,並以產生正面影響的方式陳述這些事情。當她表達出自己對回答行為問題特別擔心時,我向她介紹了STAR 方法。

莉雅在一家活動企劃公司上班,這種工作充滿了遭遇大小災難的機會,所以我請莉雅挑出一些問題的情境。她提供了一個例子,有一次她解決了一個問題,並得到成功的結果,顯示出令人欽佩的個人和專業特質,同時證明了她可以從磨難的經驗中學習和成長。

在這個例子中,她的老闆讓她負責在南卡羅來納州舉行的一個重要專業研討會,這是她第一次承擔這種程度的職責。在研討會開幕當天,她遇到第一個重大障礙是,她接到了來自該組織研討會主席的電話,對方的情緒非常激動,因為投影片放映機故障,而主講人已經要開始演講了。下面是我們從莉雅的經驗中擷取出來的,使用STAR 方法幫助她陳述問題,並規劃出一個有說服力的答案,應對典型的行為問題:「你能舉個例子說明你如何處理工作中的困難情況嗎?」

‧S情境:第一次負責監督大型研討會的重要活動。當時,研討會主席打電話來說投影片放映機壞了,而主題演講在十五分鐘後就要開始。

‧T任務:完成合約要求,滿足客戶需求,確保主題演講按時開始。

‧A行動:保持冷靜,安撫客戶(研討會主席),迅速找到影音組的工作人員。

‧R結果:影音組很快回應,在主題演講前三分鐘修好。主席稱讚莉雅在危急時刻的專業態度,而莉雅從這次經歷中記取了教訓,下一次,她會提前檢查,確保影音設備已設置好並正常運作

下面是莉雅用 STAR 方法調整過後的答案:

我期待在南卡羅來納州的萬豪酒店,為公司主持我的第一個大型活動。我在會議前一天晚上到達時,一切似乎都已就緒。活動當天上午,我接到研討會主席打來的電話,她在電話裡非常憤怒的大聲咆哮,我幾乎聽不懂她在說什麼。我告訴她,我理解她有多生氣,但我需要她冷靜下來,這樣我才能理解問題出在哪裡。她解釋說,投影片放映機故障了,但會議的開場主題演講預計在十五分鐘後就要開始。

我向她保證我會立即處理這個情況。我打給影音組工作人員,同時趕到飯店的服務台,確保所有級別的人都知道這個問題。兩名影音組工作人員在五分鐘內趕到會議室,並在演講前三分鐘及時修好放映機。研討會主席稱讚我以專業的方式解決了這個問題。我相信我冷靜的態度,加上我的溝通能力和解決問題的能力,促成了一個愉快的結局。有過這樣的經驗後,我都會先確認影音設備在活動開始前一小時,就已經安裝好而且運作正常。

STAR 提供了一種有組織的方式,讓莉雅能夠以一種容易被面試官接受的方式,來講述她的經驗。此外,莉雅對危機場景的描述,展現出她值得被稱讚的技能和個人特質,包括堅持、機智、沉著。另外,她從這次經歷中學到的東西,使得未來的類似場景能夠運作得更加順暢。

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面試問題類別三、觀點問題

觀點問題旨在讓你揭示更多的內心層面,幫助雇主了解你是誰。他們通常會要求你表達觀點或傳達你的理念。這類型的例子包括:

‧ 你在學校學到最重要的東西是什麼?

‧ 你認為這個產業面臨的主要挑戰是什麼?

‧ 是什麼讓一個人成為好的領導者?

回答這種觀點問題沒有特定的公式,而是要把你的回答想像成在寫一篇簡短的社論。

在準備的過程中,思考你在領域或產業工作時的觀察。問問自己,哪種管理風格能讓你發揮出最好的水準,並準備表達出來,你可能會想起曾對你的職涯產生重大影響的事件。開始著手準備這些問題,重溫一下你對工作動力的記憶。事實上,許多內向者在這些問題上表現得很好,因為這種問題需要更多往內在探詢的、深思熟慮過的回答。

以下就是精心規劃過答案,針對這個典型觀點問題:「在你的職涯中,誰對你的影響最大,又是如何影響你的?」

我很幸運有機會與一位備受尊敬的主管共事。她看到了我的潛力,鼓勵我說出自己的想法,創造新的專案,總是認可我的成就,並向部門主管表揚我。她對我能力的信心激勵我多方嘗試,比如在大型部門會議上表達自己的觀點、與其他部門合作進行專案開發。在她的指導和支持下,我打造了一個創新專案,現在仍然存在,並由一家大型企業資助。雖然我幾年前離開了公司,但她仍然是我職涯中重要的導師。

這樣的回答符合了許多層次的要求,它讓面試官深入了解這位應徵者對於良好領導者的技能(高期望、指導、打造團隊)和個人特質(引導、尊重、支持)的理念,同時說明這種領導風格如何幫助應徵者在專業方面的成長(承擔新風險和打造創新專案)。

既然你已經盤點過你的職業經歷、教育背景和動機,我們就直接彩排一下。在這個重要的時刻裡,準備面試的一個關鍵因素,就是把各種問題混合在一起,然後練習回答。你不需要寫下完整的回答,或準確的記住你要說的話。相對的,當你在講述關於你的成就和經歷,那些豐富而完整的故事時,試著用要點來思考,確定要涵蓋的主要觀點,以及你想提供的實例說明。

(編取自 華頓商學院給內向者的表達課:找工作、談薪資、交朋友……不管你表現自我的力量有多微弱,今後都能被看見 一書 /作者:簡‧芬克爾 /本文經 大是文化 授權刊載)

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