任何事都可以總結成三點!說話/彙報/思考時,有意識地訓練自己..《向上管理的藝術》

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「你出去!先想好要說什麼再來。」 說了大約十分鐘,仍然沒有說到重點!彙報工作時,簡明扼要地彙報不僅是一種能力,也是一種心態上的追求。任何事都可以總結成三點,你在說話、彙報,甚至思考時,都應該有意識地訓練自己..

某公司市場部經理向總裁彙報工作。他進入總裁辦公室後,開始彙報近期的工作情況和計畫方案,說了大約十分鐘,仍然沒有說到重點。

總裁開始還耐著性子聽,後來突然指著門說:「出去!你先想好要說什麼再來。」

經理面紅耳赤,默默退出辦公室。他冷靜了半天,仍然非常惱火:為什麼才說十分鐘總裁就生氣了?為什麼他不願意聽我彙報?難道我彙報的內容不重要嗎?

彙報善用「3句總結法」

很多人抱怨主管總是沒有耐心聽自己說話,事實上,通常領導者的職位級別越高,對部屬彙報工作的水準要求就越高。

上面故事中的經理自認為他只花總裁一點時間,結果總裁就發火了。但是從總裁的角度想一想:有多少人找他彙報?如果每個人都耽誤他二十分鐘,一週就被耽誤三十八個小時。每個部屬浪費一點時間,累積到領導者那裡,就浪費大量的時間。因此,當你向上彙報工作時,一定要把效率放在第一位。

✔學會簡明扼要地彙報,就是幫你的主管節省時間、創造效益

彙報工作時,簡明扼要地彙報不僅是一種能力,也是一種心態上的追求。彙報內容是你要彙報什麼,簡明扼要是你應該怎樣彙報。

我們上學時都學過「總分總」:先總結,再分別描述,最後再總結。

彙報的結果最重要,追求彙報過程可能會使你說起來沒完沒了。要學會把你彙報的內容歸納出一、二、三來。可以這樣對主管說:「我要彙報三項工作:第一項是……,第二項是……,第三項是……」,然後觀察主管的神情,主管在聽哪件事時表現得比較專注,你就著重彙報哪個內容。

有人說:我不會總結。沒關係,有幾種簡單的方法,可以幫你總結彙報。

✔彙報方法1 三點邏輯:學會分層次彙報,濃縮的才是精華

三點邏輯的精髓在於總結和歸類,三種方法、三個方面、三個工作……,把內容分成三塊來闡述,就是三點邏輯。

在公司會議上,總經理提出下一個年度公司業績要增長三○%的目標,讓大家說說如何實現。問到王經理時,王經理略微思索了一下:提升業績→業績由什麼決定→市場、人力、行銷,所以提升業績的三個關鍵在於開發市場、提升業務員的業務水準和加強行銷力道。

於是王經理說:「我認為公司要提升業績,有三塊內容要加強:第一,現有市場不足,我們應該在鞏固現有市場的基礎上開發新市場;第二,培訓並加強業務員的工作方式和業務水準;第三,加強行銷的力道。」

總經理點點頭,說:「對,那我們現在就分別討論以下三個問題。」

彙報方法3 彙報結果,不要刻意彙報過程

任何事都可以總結成三點,你在說話、彙報,甚至思考時,都應該有意識地訓練自己,用三點來說話、彙報和思考。

✔彙報方法2 收益邏輯:價值描述

要彙報好處、收益或價值,不要彙報無關緊要的細節。

✔彙報方法3 彙報結果,不要刻意彙報過程

有些人在向主管彙報工作時,總愛彙報一些無關緊要的過程,他認為這些過程能夠體現出他的努力工作,但是主管對這些其實不感興趣。

如果主管不問你,你就不要刻意彙報細節。在向主管彙報時,盡量少說廢話,要盡量在短時間內完成。

✔彙報方法4 按時間邏輯迅速整理思路

在工作中,我們常用到時間邏輯。過去、現在、未來是時間邏輯的精髓所在。

某次,學員小C在外地出差時接到總經理的電話。一般情況下,他這個級別的員工不會與總經理接觸,這次會接到總經理打來的電話,可能是因為總經理對這個項目格外重視。

總經理在電話裡問:「項目A進行得如何?」

小C立刻感到緊張,因為專案A之前一直處於擱淺狀態,這兩天才重啟。擱淺的原因十分複雜,絕不是一兩句話就能描述清楚。但是總經理顯然沒有時間聽這些。

如果小C說「專案A的情況我現在沒辦法說清楚,這兩天已經在進行了」,總經理肯定大怒,甚至可能使他的工作不保。

而且電話和面談不一樣,沒有人喜歡在電話裡聽別人長篇大論地解釋。

這時小C該如何彙報呢?他使用時間邏輯,用三句話說清楚:「總經理,這個項目是這樣的:之前出了一些小差錯,導致項目停止,在兩週前我們特地找客戶開過會,共識是協商出一個大家都滿意的方案;目前,我們公司已經制訂出一個不錯的方案並發給客戶,等待他們的回覆;等我向您彙報完,我立刻致電對方,詢問他們對目前方案的意見。」

總經理聽了,滿意地說:「你先別催,等他們主動給你回覆。你一收到回覆,就把情況立刻彙報給我。」

小C掛了電話,才發現自己竟然嚇出一身冷汗。

小C的應對非常巧妙。第一句話說明過去時間,第二句話解釋現在時間,第三句話則是闡述未來時間。仔細分析他這三句話,沒有什麼實際內容,專案可以說沒有實質性的進展,但是他用三句話總結現狀,用過去、現在、未來的時間邏輯來分析,巧妙地完成自己的彙報。

✔能夠展開的彙報才是成功的

你的彙報內容要能夠引起主管的討論興趣。當你向主管彙報工作的時候,先說一、二、三點,然後主管會說:「你彙報的第×點我很感興趣,你詳細說明一下。」

這時你再詳細彙報,與主管展開討論,這種彙報才是成功的。

(編取自 一流員工都懂,向上管理的藝術:30個超強彙報術幫你 問到重點、做到位、更不怕踩雷! 一書 /作者:蔣巍巍 /大樂文化 /博客來 提供)

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