史丹佛大學心理學講義:為何拖延、忙碌反而生產力高?

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不需要將「正確方法」奉如圭臬!接納自己會把該做的事往後拖延的習慣之後,我也學會了該如何活用這個習慣。允許自己以自己的方法與步調來著手任何事..

文:凱莉.麥高尼格

我常被問到「你到底怎麼有辦法做到所有事的?」「所有事」裡包含準備史丹佛大學的心理學上課內容、寫書、研究,以及到世界各地演講,再加上因個人興趣執教的瑜伽和舞蹈課等各種活動。通常大家會這樣問我幾乎都是因為好奇,或許帶著些許敬畏也說不定,好像我做了什麼很了不起的事一樣。

提起這件事並不是想炫耀,純粹是因為這種形象跟「真正的我」相差甚遠。我並不覺得自己是「工作效率模範」,因為每每看到待辦事項清單上項目之多,自己都不禁感到驚訝,煩惱到底該如何做完這些事才好。

我的事務所環境離乾淨整潔相差甚遠,雜物文件四散各處。在這種環境下工作的我寫著有關時間管理術的內容時,也曾感覺自就像詐騙分子一樣。若得說些讓大家提升生產力的建議,大概只能給些「不要花太多時間在網路購物上」之類的話吧。

另一方面,當我看著自己的待辦清單或凌亂的辦公桌時,會覺得自己真是個幸運的人。因為只是個普通人而非超人的我,卻總有辦法做到「所有」自己想做的事,而且幾乎都樂在其中。

我認為,能達到這個狀態最重要的是不追求完美。正因為不追求完美,我才能成功地做到所有自己想做的事。所謂提升生產力的最佳方法,其實並非有計畫性地安排各種待辦事項,也不是做好時間管理。為了做到所有事,需要的是允許自己以自己的方法與步調來著手任何事,不需要將「正確方法」奉如圭臬。

這樣的我,接受了所有看似會妨礙自己做事的「自我習慣」,同時學習到該如何活用這些習慣。比方說,身為夜貓子的我理解到自己每當傍晚過後,專注力跟精神會特別好,所以即使開始工作的時間較晚也變得絲毫不在意。

放棄了「在早晨處理所有重要事項」的規矩之後,早上改以運動和冥想好好放鬆自己,或是處理一些雜事。重新安排早晨時間的我,順利地找到最適合自己的二十四小時運用法。

我也接受自己另一個「承接太多工作」的習慣,告訴自己「這並不是件壞事」。過去的我曾多次刻意減少工作量,試著讓自己生活地簡單一點。將主要工作減少到只有一項,或是減少授課時數、下修或集中出差次數。當時的我相信只要減少工作量,讓壓力減輕些,就會變得比目前更加幸福。

可是,每當工作量減少時,心裡就會出現一個急欲填滿所有空檔的自己,企圖用此空檔開設新課程或新研究計畫,甚至要重新裝潢整個家。這情形使我頓悟了「原來對自己而言,空檔一定得用更多事來填補才行。」所謂「有空檔才能找回生活平衡」的概念,套用到我身上卻正好相反。

結果,有問題的並非接太多工作這件事,反而是減少工作量就會變幸福的想法。其實,這是經常發生的誤解。美國芝加哥大學和中國上海交通大學的研究結果顯示,即使繁忙程度被迫超過可負荷範圍,人還是會因為繁忙而感到幸福。許多人都相信悠閒才會讓人幸福,偏偏事實卻完全相反。

每次事情多到沒時間去做時,想要抱怨的我都會想起這個研究結果。告訴自己在我人生中最繁忙的時期裡—寫論文、寫書及結婚—我確實因此成長許多,多到令人不可置信。那時的「忙碌」成為正向壓力,促使我成長。

那興趣是什麼呢?興趣是能量及動力(動機、欲望、幹勁)的來源,並不只是轉換心情用。比方說,現在的我為了寫完這本書而絞盡腦汁,在這過程中需要大量的專注力。明明已經這麼忙了,上星期我還是為了考取「飛輪教練」證照,特地請了一天假。
接納了自己會把該做的事往後拖延的習慣之後,我也學會了該如何活用這個習慣
究竟未來的我有沒有時間去教飛輪課呢?答案當然是沒有。那我為什麼在這麼忙的時候,還要特地花時間去考證照呢?就是因為忙,才能藉由發展自己的可能性,使自己變得更為積極正向且擁有熱情。換句話說,我透過從事各種事情令自己不斷接受各種刺激,並以此完成各種挑戰。

接納了自己會把該做的事往後拖延的習慣之後,我也學會了該如何活用這個習慣。學習時間管理術時應該沒有人會教你「把必做之事放到最後」,不過以我來說,把必做之事拖到最後再做才能做出最棒的成果。我把這現象稱為「高生產力延後作業」

這個「高生產力延後作業」是史丹佛大學哲學系名譽教授約翰.培利教我的。他發現只要當待辦事項清單裡出現一件讓他略感壓力的事項時,其他的事項會看起來格外誘人

這個現象把其他事項(作業)想成是一種「休息」,是完成必做之事的「最佳動力」。對容易感到壓力的我來說,這個想法成了我的最佳良方。如果沒有它,我可能會被拖延後的不安擊潰。「高生產力延後作業」將我怕麻煩的心情化成完成任務的動力

當我煩惱該如何組構原稿章節時,思考授課內容就像獎賞一樣;對演講感到不安時,構思新舞步就變成我最幸福的時間。寫這本書的原稿時我也活用了「高生產力延後作業」,當猶豫該不該下筆寫書時,先做完心理學課要用的講義,接著預訂好接下來兩場演講要搭的機票後,才開始思考這本書的第一章內容。在我即將寫完這份原稿的現在,正在延後整理明天的行李。

以前的我會為了「高生產力延後作業」感到罪惡不已,因為我相信真正成功的人會把握當下做完所有事,安排出合理的計畫並一一實行,絕不會浪費時間。或許真的有人能做到,但我不行。

延後作業提高了我的生產力,把必做事項放到最後做的期間才能找到最棒的點子,構思出絕佳的研究計畫。我學會把「高生產力延後作業」當成作業過程中的重要因子,這做法之所以適合我,是因為它將「必做事項」轉變成「想做的事」。「有效率的」延後作業的話,不但不會因此感到不安,而且比起默默照計畫完成所有作業更能善用時間。

接納自己「很忙」的事實,同時以「高生產力延後作業」安排時間的方法並不適用所有人。因為這種方法正符合我的個性跟習慣,才能如此有效。

其實,與其說是在管理時間,更像是在管理自己的個性。或許有人看了我介紹的方法後迫不及待躍躍欲試,當然也會有人覺得這方法真是糟糕至極。我最想告訴大家的是要去了解「自己是如何行動,何種事物會變成自己的動力,也就是要試著去了解自己。了解自己的方法並沒有正確答案

首先,請先掌握自己是如何運用自己的時間跟體力的。不是去尋找「應該會順利進行」的方法,而是專心找出「該如何做才真的會順利進行」的關鍵、是不是正強迫自己採用「提升效率模範方法」等,好好地觀察自己。

例如,我本來就不是做事一板一眼的人,成堆的書山跟散亂的書桌反而能激起我的幹勁,所以我不再花時間在整理辦公室或是整理資料書籍上。不過,如果你是「在乾淨整齊的環境下反而能幹勁十足」類型的人,整理書桌或環境反而能激起你的幹勁才對。

我屬於不喜歡公私過於分明的人,所以即使為了工作占用私人時間也不在意。但若你是公私分明的人,或許你會需要花時間內省,思考今天做到了哪些事、明天要完成哪些事。透過內省釋放工作上的壓力,毫無煩惱地享受私人時間。

另一方面,我一定會在一日之晨給自己時間思考一整天的行程。在我睡醒後離開床前,會先決定好最重要的一件事在今天完成,藉由此過程就能了解今天一整天該把精力跟專注力發揮在何時何事上。

我們每個人個性、習慣皆不同,只要用心找到適合自己的做事方式,或許你能想出連我都沒想過的絕佳方法也說不定。請盡量去嘗試,即使已經忙到沒有空檔也請試著找出自己的工作形態跟習慣。不要用「是否完成今天的所有待辦事項」來評斷自己,改用「待辦清單的安排是否適合自己的個性」「有沒有以自己想做的事來安排待辦清單」等來幫自己評分。

(編取自 史丹佛大學心理學講義,人生順利的簡單法則 一書 /先覺出版社 /本文由 博客來 授權刊載)

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我有話想說

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